30844185
Úrad jadrového dozoru Slovenskej republiky
Bajkalská 27, Bratislava-Ružinov, 82007, SVK
35849428
eDevelopment s.r.o.
Dlhá 2, Stupava, 90031, SVK
Informačný systém pre správu registratúry
registratúra, systém, elektronická schránka, podateľňa,
Služba
1. Implementácia správy registratúry napojením na Ústredný portál verejnej správy (e-schránka).
|
|
---|---|
Funkcia |
Zabezpečenie integrácie registratúrneho systému s Elektronickou schránkou a Centrálnou elektronickou podateľňou (portál ÚPVS) a potrebných funkcionalít bez vstupu cez portál ÚPVS na prijímanie a odosielanie záznamov. |
V zmluve pôjde o postúpenie nevýhradnej licencie v rozsahu neobmedzeného použitia na účely predmetu zmluvy počas doby trvania majetkových práv na území SR a EÚ. Vyžaduje sa odovzdanie dokumentácie s popisom aplikačných funkcií softwéru a entitne vzťahového modelu riešenia. |
Softwér bude nasadený na hardwér objednávateľa. V prípade potreby softwér umožní migráciu dát do prostredia vládneho cloudu. |
Systém musí podporovať väzbu na organizačnú štruktúru, pričom zostane ponechaná aj možnosť manuálneho výberu. Systém musí podporovať centralizované vedenie správy registratúry a musí umožniť validáciu a prednastavovanie údajov (kontrolu povinných údajov). |
Systém musí zabezpečiť výber možnosti evidencie emailov do správy registratúry, vrátane stiahnutia emailu z IBM Notes a zachovať väzby s nevyhnutnými databázami IBM Notes. Systém musí byť lokalizovaný do slovenského jazyka. Ďalej systém musí umožňovať nastavenie individuálnych alebo skupinových prístupových práv. |
Riešenie musí byť implementované v súlade s platnou legislatívou SR a európskymi štandardmi a následnými novelizáciami po dobu minimálne 2 roky od odovzdania diela (minimálne od 1.11.2018 do 31. 12. 2020). |
Systém musí disponovať certifikátom o posúdení zhody s požiadavkami výnosu Ministerstva vnútra SR č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry s úrovňou hodnotenia „Vysoká úroveň“ v čase zaslania ponuky. |
Technické vlastnosti | Hodnota / charakteristika |
1. Záznamy: | |
1.1 | Systém musí podporovať interný obeh záznamov v elektronickej forme. |
1.2. | V procese tvorby odosielaných záznamov musí systém podporovať využitie preddefinovaných šablón v súlade s logotypom štátnej správy (t. j. ktoré obsahujú obrázky, tabuľky a iné grafické prvky). |
1.3. | Systém musí umožňovať výber adresáta z databázy kontaktov, umožniť spracovanie každého záznamu v rámci spisu. |
1.4. | V databáze kontaktov bude umožnené vymazanie aj už použitých kontaktov so zachovaním údajov v už evidovaných spisoch. |
1.5 | Systém musí pokrývať kompletný životný cyklus registratúrnych záznamov – od ich vzniku, resp. príchodu do organizácie, cez evidenciu, pridelenie spracovateľovi, vloženie do spisu, tvorbu odpovede, |
1.5 | schválenie, odoslanie až po riadne vyraďovacie konanie (lehota uloženia podľa registratúrneho plánu + 4 roky). |
1.5 | Systém musí zabezpečiť, aby boli uchované metadáta, ktoré vyplývajú z výnosu č. 525/2011 Z. z. |
1.6 | Systém musí podporovať elektronický obeh záznamov - schvaľovanie, podpisovanie, zaslanie na vedomie, vrátenie na dopracovanie, vyžiadanie stanoviska a pod. |
1.7 | Systém musí umožňovať elektronické parafovanie dokumentov v rámci interných procesov spracovania dokumentu – napr. schválenie, zamietnutie a pod. |
1.8 | Systém musí umožniť určenie spracovateľa manuálnym výberom spracovateľa alebo organizačného útvaru alebo automatizovane na základe logicky definovaných pravidiel pre presný druh záznamu alebo službu. |
1.9 | Systém musí zabezpečovať automatizáciu rutinných činností v súvislosti so spracovaním registratúrnej agendy – t. j. pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi. |
1.10 | Systém musí umožniť, aby každý registratúrny záznam bol vložený práve do jedného spisu. Systém musí umožniť vložiť odkaz na záznam(priamy link) do ďalších spisov s uvedením uloženia pôvodného záznamu. |
1.11 | Systém musí umožňovať sledovanie procesov a lehôt pre vybavenie podania a tiež stornovanie registratúrneho záznamu za určitých podmienok. |
1.12 | Systém musí podporovať hromadné vybavovanie a rozposielanie zásielok. Elektronické procesy musia byť konfigurovateľné podľa typu záznamu. |
2. Spisy: | |
2.1 | Systém musí umožniť jednoznačnú identifikáciu spisov v štruktúre podľa registratúrneho poriadku organizácie. |
2.2 | Systém musí zabezpečiť dodržanie predpísaného spôsobu manipulácie so spisom – od vzniku až po trvalú archiváciu/likvidáciu. Systém musí podporovať typ spisu, viaceré stavy spisov a spisové zväzky. |
2.3 | Systém musí umožniť vizualizáciu podľa typov a stavov spisov, združovanie súvisiacich alebo nadväzných spisov do spisových zväzkov a podporovať stavy spisov podľa platného registratúrneho poriadku. |
2.4 | Systém musí zabezpečiť povinné priradenie spisu ku vecnej skupine registratúrneho znaku, musí umožniť spracovateľovi zaznamenať spôsob vybavenia spisu. Systém musí umožniť delimitáciu spisu. |
2.5 | Systém musí umožniť import skenovaných dokumentov. Systém musí umožniť manuálne zadávanie atribútov pre importované zoskenované dokumenty. |
2.6 | Tlačové zostavy a reporty: Systém musí umožniť automatickú tvorbu všetkých evidenčných pomôcok požadovaných registratúrnym poriadkom (napr. registratúrny denník) v elektronickej aj tlačovej forme, |
2.6 | vrátane rôznych možnosti tlače – podľa zadaných atribútov. |
2.7 | Evidencia výpožičiek fyzických spisov z registratúrneho strediska pre správcu registratúry - systém musí umožniť vedenie príslušnej dokumentácie o správe registratúry. |
2.8 | Možnosť tvorby dokumentácie týkajúcej sa správy registratúry: registratúrny denník spisov/záznamov, spisové obaly, zostava pre vyraďovanie. |
2.9 | Systém musí umožniť vytvorenie a tlač spisového obalu a obsahu spisu alebo jeho časti v zmysle registratúrneho poriadku. Spisové obaly musia byť vytvárané prostredníctvom preddefinovanej šablóny. |
2.10 | Systém musí umožniť vytvorenie reportu na kontrolné účely pre nadriadených (napr. nedodržanie termínov vybavenia spisov a záznamov). Systém musí umožniť tlač adries na obálku pre odoslanie. |
2.11 | Systém musí umožniť vytvorenie a tlač podacieho hárku pre odoslanie vybavenia poštou a vedie ich evidenciu. |
3. Zastupovanie: | |
3.1 | Systém musí poskytovať možnosť nastavenia zastupovania, ako aj nastavenie zastupovania podriadených zamestnancov. Jeden používateľ môže zastupovať viacerých iných používateľov. |
3.2 | Zastupovanie môže byť aj trvalé (t. j. bez obmedzenia dátumu ukončenia zastupovania). |
3.3 | Určený zástupca dostane počas stanoveného obdobia k dispozícii rolu zastupovaného a bude sa môcť do nej prepnúť a vykonávať činnosti zastupovaného, daný používateľ môže mať viacerých zástupcov. |
3.4 | Zastupovanie ohraničené koncovým dátumom bude automaticky systémom ukončené po tomto termíne (t. j. systém už neumožní zástupcovi prístup k roly zastupovaného). |
4. Notifikácie: | |
4.1 | Systém musí umožniť automatické zasielanie notifikácie o aktivite čakajúcej na vybavenie. Notifikácia bude obsahovať linku na príslušnú aktivitu. |
4.2 | Systém musí umožniť podporu zasielania notifikácií (upozornenia) o blížiacom sa termíne ukončenia úlohy čakajúcej na vybavenie. |
4.3 | Systém musí poskytovať funkcie pre kontrolu spracovania záznamov a spisov formou farebného odlíšenia tesne pred a po uplynutí termínu. |
4.4 | Systém musí umožňovať notifikovanie o definovaných udalostiach nielen spracovateľov, ale aj ich nadriadených. |
4.5 | Systém musí umožniť vypnutie jednotlivých druhov notifikácií. |
5. Vyhľadávanie: | |
5.1 | Systém musí umožniť vyhľadávanie registratúrnych záznamov a spisov ako aj iných objektov podľa jednoduchého filtra (1 atribút) alebo podľa zloženého filtra (viac atribútov) |
5.1 | a zároveň aj pomocou full-textového indexu pre metadáta, elektronické záznamy a ich súborové prílohy. Vyhľadávanie musí zohľadňovať oprávnené prístupy. |
6. Dokladovateľnosť: | |
6.1 | Systém musí zabezpečiť dokladovateľnosť - zaznamenávanie všetkých dôležitých operácií so spismi, záznamami a ďalšími objektami registratúry a vedenie podrobnej histórie záznamu a spisu, |
6.1 | vrátane logovania prístupov a možnosti prezerania logov. |
7. Správa registratúry: | |
7.1 | Systém musí zabezpečovať automatické generovanie jednoznačných evidenčných čísel záznamov a spisov. |
7.2 | Systém musí podporovať vytvorenie a správu registratúrneho plánu správcom registratúry. Systém musí podporovať elektronický proces vyradenia spisov v zmysle registratúrneho poriadku. |
7.3 | Systém musí umožniť tvorbu a vyhotovenie všetkých dokumentov pre vyradenie spisov z evidencie registratúry. Systém musí podporovať ročnú uzávierku spisov. |
7.4 | Systém musí podporovať vytvorenie tlačových zostáv registratúrneho denníka: ročný zoznam spisov, zoznam registratúrnych záznamov v spise (obsah spisov), menný register. |
7.5 | Systém musí podporovať automatizovaný presun nevybavených a neuzatvorených bežných spisov z predchádzajúceho roka do nového registratúrneho roka. Prenosom sa musí prideliť nové číslo spisu. |
7.6 | Systém musí podporovať presun spisov do registratúrneho strediska, správu spisov v registratúrnom stredisku: evidencia presunu spisov do Registratúrneho strediska, lokácia spisov, |
7.6 | zmena lokácie spisu, výpožičky, nahliadnutie. |
7.7 | Systém musí umožňovať sledovanie umiestnenia vybavených spisov v rámci organizačných útvarov, príručnej registratúry a registratúrneho strediska. |
7.8 | Systém musí poskytovať nástroje na sledovanie znakov hodnoty a lehoty uloženia spisov. |
7.9 | Systém musí umožňovať automatizovaný presun spisov z príručnej registratúry do registratúrneho strediska, |
7.9 | vyraďovanie spisov a presun do archívu v súlade s požadovaným formátom MV SR pre elektronické žiadosti na vyradenie do štátneho archívu. |
7.10 | Dodávateľ zabezpečí migráciu všetkých spisov vrátane ich obsahu od roku 2012 z existujúcej registratúry objednávateľa, prepojenia na existujúce agendové systémy, |
7.10 | prevedenie existujúcich oprávnení a ich aktualizáciu podľa reálnej štruktúry objednávateľa. |
8. Podpora elektronickej komunikácie: | |
8.1 | Systém bude podporovať na úrovni integrácie elektronickú komunikáciu s modulmi ÚPVS. |
8.2 | Systém bude automaticky preberať doručené správy z elektronickej schránky objednávateľa na ÚPVS s možnosťou výberu evidovať/neevidovať ich ako doručené registratúrne záznamy. |
8.2 | Systém musí umožniť anonymizáciu osobných údajov. |
8.3 | Systém bude ukladať dokumenty a prílohy elektronických podaní v čitateľnej podobe ako prílohy doručeného registratúrneho záznamu. |
8.4 | Systém bude umožňovať kategorizáciu typov elektronických podaní a automatické smerovanie konkrétneho typu podania na vecne príslušný organizačný útvar, |
8.4 | alebo priamo ku konkrétnemu používateľovi na základe konfigurácie daného typu podania. Systém bude zabezpečovať vizualizácie elektronických formulárov do html a pdf formátu. |
8.5 | Pre potreby spracovania a vizualizácie obsahu elektronickej komunikácie bude mať systém implementovanú službu modulu elektronických formulárov (MEF) ÚPVS. |
8.6 | Pre potreby vizualizácie a spracovania elektronických formulárov budú formulárové balíky ukladané v systéme v štruktúrovanej podobe. |
8.7 | Systém bude podporovať využitie existujúceho elektronického formulára všeobecnej agendy ÚPVS – „General agenda“ a ďalších formulárov v gescii objednávateľa pre zasielanie elektronických dokumentov. |
8.8 | Systém bude podporovať automatické vyplnenie elektronického formulára všeobecnej agendy ÚPVS – „General agenda“ a ďalších formulárov v gescii objednávateľa, |
8.8 | na základe údajov odoslaného registratúrneho záznamu vrátane ich možného podpísania kvalifikovaným mandátnym certifikátom a priloženie príloh, |
8.8 | ktoré môžu byť podpísané kvalifikovaným mandátnym certifikátom. |
8.9 | Systém bude na úrovni integrácie s ÚPVS a implementácie služieb modulu centrálnej elektronickej podateľne poskytovať nasledovnú funkcionalitu: |
8.9 | podpísanie dokumentu/dokumentov (Definovaný jednotný formát) kvalifikovanou elektronickou pečaťou, informatívne overenie podpisov, poskytnutie časovej pečiatky. |
8.10 | Systém bude umožňovať spracovanie potvrdenia o finálnom overení podpisov a jeho priloženie k súvisiacemu doručenému registratúrnemu záznamu. |
8.11 | Systém bude automaticky prideľovať technické správy (ako napr. doručenky, oznámenie o prijatí na spracovanie a pod.) k súvisiacim záznamom. |
8.12 | Systém bude umožňovať automatické ukladanie odoslaných a prijatých elektronických záznamov do modulu dlhodobého uchovávania po jeho sfunkčnení. |
8.13 | Dodávateľ zabezpečí prípravu a schválenie Integračného zámeru s Národnou agentúrou pre sieťové a elektronické služby na prepojenie registratúrneho systému na ÚPVS. |
8.14 | V procese schvaľovania odoslaného registratúrneho záznamu bude systém umožňovať pred odoslaním podpisovanie elektronických úradných dokumentov |
8.14 | kvalifikovanou elektronickou pečaťou alebo mandátnymi certifikátom. |
8.15 | Systém bude poskytovať možnosť podpisovať kvalifikovanou elektronickou pečaťou a mandátnym certifikátom len vybrané dokumenty registratúrneho záznamu. |
8.16 | Systém bude úkony schválenia a podpísania dokumentov registratúrneho záznamu kvalifikovanou elektronickou pečaťou alebo mandátnym certifikátom automaticky ukladať do logov. |
8.17 | Systém bude umožňovať prednastavenie povinného schvaľovania a podpísania elektronického dokumentu na základe zadefinovaného druhu registratúrneho záznamu. |
8.18 | V súvislosti s elektronickým doručovaním elektronických dokumentov bude systém na úrovni integrácie s ÚPVS a implementácie služieb modulu doručovania poskytovať nasledovnú funkcionalitu: |
8.18 | - informačné doručovanie správ do elektronickej schránky ÚPVS - doručovanie elektronických úradných dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS, |
8.18 | - doručovanie elektronických úradných dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS, |
8.18 | -doručovanie elektronických dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS do vlastných rúk, |
8.18 | - doručovanie elektronických dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS do vlastných rúk s fikciou doručenia. |
8.19 | Systém bude schopný prijať potvrdenie o doručení alebo nedoručení správy do elektronickej schránky a zaevidovať ho v štruktúrovanej podobe. |
8.20 | Po zaevidovaní potvrdenia doručenia správy do elektronickej schránky ÚPVS systém automaticky zmení stav doručovania. |
8.21 | Po zaevidovaní správy o nedoručení dokumentu do elektronickej schránky ÚPVS, systém automaticky zmení spôsob doručovania z elektronického na doručovanie listinnej forme. |
8.22 | Systém bude umožňovať evidovanie papierových doručeniek v štruktúrovanej podobe alebo ako sken, obsahovať funkcionalitu pre tvorbu a tlač vyplnených poštových podacích hárkov. |
8.23 | Systém bude podporovať neobmedzený počet užívateľov a minimálne 50 simultánnych prístupov k registratúrnemu systému. |
8.24 | Dodávateľ pripraví podrobnú používateľskú príručku (papierová a elektronická forma) a odovzdá ju objednávateľovi podľa harmonogramu, najneskôr do 1.11.2018. |
8.25 | Systém musí umožniť odstupňované prístupové oprávnenia na prístup k spisom, záznamom a ich obsahu tak, aby bola zaručená dôvernosť v nich obsiahnutých informácií. |
8.26 | Systém musí zabezpečiť obmedzený prístup k osobným údajom, napr. anonymizácia osobných údajov, |
8.26 | ktorá zabezpečí plnenie nového všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov a nového zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. |
8.27 | Systém musí byť napojený na referenčné registre sprístupnené objednávateľovi a byť schopný automaticky načítavať údaje z nich. |
8.28 | Možnosť kryptovania symetrického a asymetrického šifrovania dokumentov v registratúrnom systéme (súbory budú čitateľné iba pre autorizovaných užívateľov, obsah neprečítajú ani administrátori). |
9. Školenia: | |
9.1 | Dodávateľ zabezpečí školenie pre administrátorov a správcu elektronického registratúrneho systému v rozsahu 2 x 6 hodín. |
9.2 | Dodávateľ zabezpečí školenie pre používateľov elektronického registratúrneho systému na dvoch samostatných pracoviskách v rámci Slovenska v rozsahu 2 x 6 hodín na každom pracovisku. |
10. Ostatné služby: | |
10.1 | Dodávateľ sprístupni systém pre nahlasovanie nedostatkov a aktuálnych technických problémov na dodanom diele. |
10.2 | Dodávateľ zabezpečí odstránenie nahlásených nedostatkov okamžite, najneskôr do 2 pracovných dní. |
10.3 | Dodávateľ zabezpečí upgrade registratúrneho systému v zmysle zmien a noviel legislatívnych predpisov súvisiacich s elektronizáciou štátnej správy, archívnictvom a registratúrou po dobu 2 rokov. |
11. Iné: | |
11.1 | Dodávateľ s odberateľom po uzavretí zmluvy si dohodnú na základe zmluvy alebo iného právneho úkonu zabezpečenie ochrany osobných údajov. |
Názov |
Požaduje sa predložiť podrobný rozpočet s popisom činností obsahujúci harmonogram realizácie a jednotkové ceny položiek (vrátane DPH) do 3 pracovných dní od účinnosti zmluvy. |
Celková cena zákazky zahŕňa dodanie softwéru a cenu dvojročnej technickej podpory a údržby systému. |
Dodávateľ poskytne päťročnú technickú podporu a údržbu systému. |
Cena ročnej technickej podpory a údržby systému po uplynutí prvých dvoch rokov technickej podpory a údržby systému nebude zvýšená o viac ako 10% oproti cene ročnej technickej podpory a údržby systému v prvých dvoch rokoch technickej podpory a údržby systému. |
Dodávateľ môže dodať a odovzdať predmet zákazky postupne, v určenej lehote plnenia podľa harmonogramu realizácie, vrátane dopravy a inštalácie v mieste plnenia. Návrh užívateľskej príručky musí byť dodaný do 15. 9. 2018. Celé riešenie, vrátane detailnej užívateľskej príručky, musí byť dodané do 1. 11. 2018. |
Dodávateľ je povinný do troch pracovných dní od nadobudnutia účinnosti zmluvy kontaktnej osobe objednávateľa písomne oznámiť identifikačné údaje osoby zodpovednej za riadne dodanie predmetu zmluvy, bankové spojenie a číslo účtu, na ktorý mu bude poukázaná platba za plnenie podľa tejto zmluvy. |
Porušenie povinnosti poskytovateľa poskytnúť celé plnenie riadne a včas podľa zmluvy bude považované za podstatné porušenie zmluvy, ktoré oprávňuje objednávateľa od zmluvy odstúpiť. |
Objednávateľ má právo odstúpiť od zmluvy uzavretej s dodávateľom, ktorý nebol v čase uzatvorenia zmluvy zapísaný v registri partnerov verejného sektora, alebo ak bol vymazaný z registra partnerov verejného sektora. |
Bajkalská 27, Bratislava - mestská časť Ružinov, Bratislava II, Bratislavský, Slovenská republika
14.06.2018 08:00 — 02.11.2018 14:00
1,00 cena za kompletnú dodávku
30 000,00
Názov | Merná jednotka | Výhodnejšia hodnota | Váha |
---|---|---|---|
Cena s DPH | € | Menšia | 100 |
30.05.2018 14:52
05.06.2018 10:00
05.06.2018 10:15
20 min.
2 min.
Dátum predloženia | Hodnota | MJ | Kritérium |
---|---|---|---|
05.06.2018 09:17 - Vstupná ponuka | 21 468,00 | € | Cena s DPH |
05.06.2018 09:17 - Najvýhodnejšia ponuka | 21 468,00 | € | Cena s DPH |
Vážený používateľ,
v súvislosti s povinnosťou elektronizácie verejného obstarávania od 18.10.2018 a zároveň s cieľom vylepšenia používateľského komfortu sme pre vás pripravili novú verziu systému EKS, ktorá so sebou prináša: