35776005
Slovenská konsolidačná, a.s.
Cintorínska 21, Bratislava, 81499, SVK
46950095
Unifiedpost s. r. o.
Nádražná 1958, Ivanka pri Dunaji, 90028, SVK
Skenovanie a indexovanie dokumentácie
skenovanie a indexácia
Služba
1. Skenovanie a indexovanie dokumentácie
|
|
---|---|
Funkcia |
Poskytovanie služieb skenovania a indexovania dokumentov, vrátane prepravy dokumentácie na/z digitalizačného pracoviska v zmysle technickej špecifikácie: 1.1. Preprava dokumentácie na/z digitalizačné/ho pracovisko/a, vrátane poistenia dokumentácie počas doby spracovania až po vrátenie, 1.2. Spracovanie dokumentov – analýza a návrh spôsobu spracovania dokumentov a vypracovanie metodológie indexovania dokumentov, 1.3. Skenovanie dokumentov v zabezpečenom skenovacom centre, 1.4. Indexácia dokumentov, 1.5. Kompletizácia dokumentov po skenovaní, 1.6. Výstup zdigitalizovaných dokumentov. |
Technické vlastnosti |
Jed |
Mi |
Ma |
Pres |
Skenovanie formát A4, farebnosť čiernobiela | Počet strán | 700 000 | ||
Indexovanie dokumentov | Počet dokumentov | 90 000 | ||
Výjazd (odvoz a dovoz 1 várky spisov pre skenovanie) | Výjazd | 50 | ||
Usporiadanie spisov do pôvodného formátu, tvaru a poradia | Spis | 90 000 |
Technické vlastnosti | Hodnota / charakteristika |
1. VSTUPNÉ DOKUMENTY, 1.1.Dokumenty pre digitalizáciu sú bežné spisy dlžníkov k pohľadávkam (dlžnícke spisy alebo spisy), ktoré sú usporiadané chronologicky v prevažnej miere neviazané, resp. jednoducho spinkované alebo sponkované formátu A4, ktorých spracovanie môže byť v prevažnej miere vysokorýchlostnými skenermi s podávačom, avšak v zložkách je možné nájsť aj iné dokumenty (viazané, notársky overené, menšieho formátu na prieklepovom papieri, menšieho formátu na farebnom papieri), ktoré bude potrebné skenovať na plochom lôžku. | |
1.2. Preprava dokumentov, 1.2.1. Preprava dokumentácie na/z digitalizačného pracoviska vlastným vozidlom dodávateľa, 1.2.2. Prepravovanie dokumentov v uzamykateľných prepravných boxoch, 1.2.3. Dokumenty na spracovanie budú pripravené v škatuliach na 1. poschodí budovy objednávateľa. Rozmery škatúľ: výška 250 mm, šírka 220 mm, hĺbka 300 mm. Škatule sú bez vrchného krytu, jednotlivé spisy sú spravidla uložené v dvojhárkoch na výšku. V jednej škatuli je cca 300-400 spisov. Objednávateľ dodá evidenčný súbor odovzdaných dokumentov na skenovanie na prenosnom nosiči dát, resp. bezpečne elektr. zašle. | |
1.3. Odovzdanie/prevzatie naskenovanej dokumentácie. Spisy sa po spracovaní (naskenovaní) odovzdajú do vyhradených priestorov na 1. poschodí budovy objednávateľa, kde budú protokolárne prevzaté. | |
2. PROCES SPRACOVANIA, 2.1. Príprava dokumentov pred skenovaním bude obsahovať min. nasledovné činnosti: 2.1.1. Vybalenie a kontrolu obsahu dodávky dokumentov, 2.1.2. Vybratie z krabíc, obalov, dvojhárkov a pod., 2.1.3. Odstránenie spiniek, 2.1.4. Podlepenie natrhnutých častí strán a vyrovnanie pokrčených strán, 2.1.5. Triedenie a označenie dokumentov, 2.1.6. Opätovné zospinkovanie a vloženie spisov do obalov dodávateľa. | |
2.2. Skenovanie dokumentov, Dokumenty požadujeme spracovať v zabezpečenom skenovacom centre. Digitálne dokumenty budú uložené na ftp serveri so zabezpečeným prístupom (prístup: meno a heslo). Digitalizácia bude vykonávaná skenermi s automatickým podávačom, plochým lôžkom a v prípade potreby aj veľkoplošnými skenermi (formát A3). Pokračovanie 2.2.: | |
Dokumenty budú počas skenovania vyrovnané a orezané, pri nesprávnom otočení je potrebné dokumenty otočiť do správneho smeru, odstrániť prázdne strany. V prípade zníženej kvality skenovaného dokumentu zabezpečiť vylepšenie kvality skenovania. Pokračovanie 2.2.: | |
Dokumenty je potrebné označiť čiarovým kódom pre jednoznačnú identifikáciu dokumentu. Skenovanie je potrebné realizovať tak, že dokumenty skenované cez automatický podávač budú pomenovávané v zmysle dodanej konvencie pomenovávania dokumentov a zviazané dokumenty budú pomenované podľa názvu daného dokumentu. /napr. Spis dlžníka: Ján Ferko, pohľadávka 88877777, #Dokumentácia# – #Skupina pôvodu pohľadávky# – #BANKY (kód banky)#. Požadované je skenovanie čiernobiele. | |
2.3. Indexácia. Podklady pre základné indexy budú zaslané v elektronickom súbore. Základné indexy sú IČO/RČ dlžníka, meno priezvisko dlžníka resp. názov spoločnosti, číslo pohľadávky, ktoré bude slúžiť ako jednoznačný identifikátor pre generovanie čiarového kódu. Dokumenty požadujeme uložiť vo formáte PDF alebo multi TIF. Pridanie ďalších indexov je možné po vzájomnej dohode zmluvných strán. | |
2.4. Kompletizácia dokumentov po skenovaní. Po procese digitalizácie spisov požadujeme spätnú kompletizáciu dokumentov do obalov objednávateľa s nalepenými identifikačnými štítkami a vloženie do pôvodných krabíc. Dokumenty požadujeme opätovne zospinkovať a zoradiť tak, ako boli zoradené pôvodne. | |
2.5. Prednostné skenovanie. V prípade odôvodnenej požiadavky na prednostné skenovanie dodávateľ zabezpečí prednostné naskenovanie a zaslanie spisov zabezpečenou elektronickou cestou poverenej osobe objednávateľa do 24 hodín od zaslanej e-mailovej požiadavky od objednávateľa a do 24 hodín zabezpečí vydanie/doručenie originálu spisov. V uvedenom prípade si originál spisu prevezme osoba poverená objednávateľom. O prevzatí prednostne naskenovanej dokumentácie a jej doručení bude spísaný preberací protokol, ktorý podpíšu poverené osoby za obe zmluvné strany. | |
3. DATABÁZA ÚDAJOV A VÝSTUP ZDIGITALIZOVANÝCH DOKUMENTOV. 3.1. Databáza údajov (podklad pre indexovanie) bude dodávaná v štruktúre tabuliek programu MS Excel, ak nebolo dohodnuté inak. Výlučným vlastníkom akýchkoľvek databáz a informácií je objednávateľ. | |
3.2. Databázu údajov je objednávateľ povinný poskytnúť dodávateľovi služby v zašifrovanej podobe elektronicky na USB alebo inom nosiči dát. Zašifrovaný súbor musí byť opatrený heslom s minimálnou dĺžkou znakov 10. Heslo k súboru bude doručené ďalším prenosovým kanálom poverenej osobe na strane dodávateľa. O prevzatí Databázy údajov sú obe zmluvné strany povinné spísať preberací protokol a poverené osoby za obe zmluvné strany sú povinné podpísať tento protokol. | |
3.3. Dodávateľ služieb je povinný pri akejkoľvek manipulácii s Databázou údajov objednávateľa na účely plnenia tejto zmluvy dodržiavať a postupovať najmä podľa zákona č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov, prípadne iných všeobecne záväzných právnych predpisov chrániacich citlivé údaje dôverného charakteru. | |
3.4. Dodávateľ služieb vyhlasuje, že uskutočnil všetky potrebné opatrenia stanovené zákonom č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov, najmä poučil svojich zamestnancov o právach a povinnostiach, ktoré im z tohto zákona vyplývajú, aj o zodpovednosti za ich porušenie, uskutočnil všetky potrebné bezpečnostné opatrenia, aby zabránil zneužitiu, odcudzeniu či strate osobných údajov a pod. | |
3.5. Formáty a parametre výstupných súborov. Požadovaný výstupný formát *.TIF, *.TIFF, *.PDF. Výstupný súbor dohodnú zmluvné strany. Požadované je min. rozlíšenie 300 dpi, kompresia CCITT T.6, skenovanie čienobiele. | |
3.6. Digitalizované dokumenty budú uložené vo výstupnej zložkovej štruktúre pre možný import do informačného systému, detailnú štruktúru výstupných súborov dohodnú zmluvné strany. Minimálne požiadavky na import do IS objednávateľa: Základným identifikátorom pre importovanie bude čiarový kód naskenovaného dokumentu, a k nemu relatívna cesta k importovanému súboru. Tieto polia by mal program pred importom príloh načítať z CSV súboru v pevne dohodnutej štruktúre. Do súboru bude zo strany dodávateľa poskytnutá informácia o počte naskenovaných strán a formát skenovania. | |
3.7. Odovzdávanie médií. Výstupné dokumenty požadujeme odovzdať na výstupných médiách (CD, DVD). O prevzatí výstupných dokumentov bude spísaný preberací protokol, prípadne výstupné dokumenty môžu byť transportované elektronicky cez zabezpečené kanály (VPN, Secure FTP). Preberací protokol musí byť podpísaný pri oboch spôsoboch odovzdávania naskenovaných spisov poverenými osobami za obe zmluvné strany. | |
4. POŽIADAVKY NA KAPACITU SKENOVACIEHO PRACOVISKA. Požadovaný počet digitalizovaných dokumentov je cca 9 – 10 tis. strán formátu A4 denne, pri predpokladanom týždennom počte 50 tis. strán A4. V prípade požiadavky na navýšenie požadovanej kapacity objednávateľ uvedenú skutočnosť oznámi dodávateľovi 10 pracovných dní pred požadovaným navýšením kapacity skenovacieho pracoviska. |
Názov |
1. Ochrana osobných údajov. 1.1. Objednávateľ je v súlade s §4 ods. 2 zák. č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej „ZoOOÚ“) prevádzkovateľom, ktorý sám alebo spoločne s inými vymedzuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov, určuje podmienky ich spracúvania a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene. |
1.2. Objednávateľ spracúva okrem iného osobné údaje dlžníkov (ďalej aj „dotknutých osôb“), ktoré získava prostredníctvom zmlúv, rozhodnutí súdov a iných orgánov verejnej správy a samosprávy, v ktorých vystupujú dotknuté osoby, ktorých údaje sú spracovávané a ktoré prevádzkovateľ nadobudol s pohľadávkami voči dotknutým osobám od tretích osôb (ďalej len “dotknuté dokumenty”) za účelom správy a vymáhania pohľadávok. |
1.3. Objednávateľ ako prevádzkovateľ v súlade s ustanoveniami § 8 ZoOOÚ poveruje dodávateľa ako sprostredkovateľa na spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb za účelom plnenia predmetu tejto zmluvy. Objednávateľ je oprávnený spracúvať osobné údaje dotknutých osôb odo dňa účinnosti tejto zmluvy, a to po celú dobu jej platnosti a účinnosti. |
1.4. Dodávateľ ako sprostredkovateľ sa zaväzuje spracúvať osobné údaje dotknutých osôb získané za účelom plnenia predmetu tejto zmluvy v súlade s dobrými mravmi, v rozsahu a za podmienok stanovených v tejto zmluve a iba pre účely splnenia predmetu tejto zmluvy: Pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb neohrozovať ani nepoškodzovať ich práva a právom chránené záujmy a dbať, aby nedošlo k porušeniu základných práv a slobôd dotknutých osôb, najmä k porušeniu ich práv na zachovanie ľudskej dôstojnosti alebo k iným neoprávneným zásahom do ich práva na ochranu súkromia. |
1.5. Sprostredkovateľ je oprávnený vykonávať s osobnými údajmi dotknutých osôb len tie operácie, ktoré bezprostredne súvisia s predmetom tejto zmluvy. |
1.6. Objednávateľ ako prevádzkovateľ vykonáva spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb v rozsahu titul, meno a priezvisko (vrátane rodného a predchádzajúceho), dátum narodenia, rodné číslo, adresa bydliska (trvalého a/alebo prechodného), číslo občianskeho preukazu alebo iného dokladu totožnosti, štátna príslušnosť a prípadné doplňujúce údaje uvedené v dotknutých dokumentoch (vrátane telefonického kontaktu a elektronickej komunikácie). |
1.7. Na základe tejto zmluvy poskytne objednávateľ /prevádzkovateľ/ dodávateľovi /sprostredkovateľovi/ nasledujúce osobné údaje, ktoré bude sprostredkovateľ pre prevádzkovateľa spracúvať za podmienok dohodnutých v tejto zmluve: titul, meno a priezvisko (vrátane rodného a predchádzajúceho), dátum narodenia, rodné číslo, adresa bydliska (trvalého a/alebo prechodného), štátna príslušnosť. |
1.8. Spracúvanie osobných údajov dodávateľ /sprostredkovateľ/ nesmie vykonávať prostredníctvom inej osoby. |
2. Ochrana dôverných informácií. 2.1. Za dôverné informácie podľa tejto zmluvy zmluvné strany považujú všetky informácie poskytnuté druhou zmluvnou stranou, a to vedome alebo nevedome, v písomnej aj v ústnej forme, najmä informácie, ktoré sú osobnými údajmi v zmysle zákona č. 122/2013 Z. z. o ohrane osobných údajov, ktoré sa strany dozvedeli v súvislosti so zmluvou, ako aj obchodné tajomstvo a know-how, ktorým sa rozumejú akékoľvek poznatky obchodného, výrobného, technického či ekonomického charakteru, ktoré súvisia s činnosťou zmluvnej strany, (pokračovanie o riadok nižšie): |
tak pri zabezpečovaní predmetu tejto zmluvy, ako aj so všetkými jej činnosťami a ktoré majú skutočnú alebo aspoň potenciálnu hodnotu, nie sú v obchodných kruhoch bežne dostupné, majú byť utajené a zmluvná strana ich utajenie zodpovedajúcim spôsobom zabezpečuje (ďalej len „dôverné informácie“). Obe zmluvné strany sa zaväzujú zachovávať mlčanlivosť o dôverných informáciách druhej zmluvnej strany a zaväzujú sa, že prijmú všetky opatrenia na ochranu dôverných informácií a že tieto dôverné informácie budú chrániť. |
2.2. Obe zmluvné strany sa zaväzujú, že všetky písomnosti (vrátane písomností v elektronickej podobe) obsahujúce dôverné informácie, ktoré jedna strana poskytne druhej zmluvnej strane, nebude druhá zmluvná strana bez výslovného súhlasu zmluvnej strany kopírovať, ani žiadnym iným spôsobom rozmnožovať a kedykoľvek ho na požiadanie vráti zmluvnej strane, vrátane všetkých kópií alebo opisov, alebo ich na základe požiadavky zmluvnej strany zničí, vrátane všetkých kópií alebo opisov, ak nie je dohodnuté v tejto zmluve inak. |
2.3. Obe zmluvné strany sa zaväzujú, že bez písomného súhlasu druhej zmluvnej strany neposkytnú dôverné informácie v žiadnej forme tretím osobám, s výnimkou svojich zamestnancov, zástupcov, ďalších osôb v obdobnom postavení, a to len na účely plnenia tejto zmluvy, ak nie je dohodnuté v tejto zmluve inak. |
2.4. Obe zmluvné strany sa zaväzujú zabezpečiť, že ich zamestnanci, zástupcovia a ďalšie osoby v obdobnom postavení budú zachovávať mlčanlivosť vo vzťahu k dôverným informáciám. Pokiaľ poruší niektorá z osôb zmluvnej strany uvedených v predchádzajúcej vete povinnosť mlčanlivosti vo vzťahu k dôverným informáciám, považuje sa to za porušenie povinnosti mlčanlivosti tejto zmluvnej strany. |
2.5. Záväzok mlčanlivosti oboch zmluvných strán o získaných dôverných informáciách ukončením tejto zmluvy nezaniká. |
3. Ostatné ustanovenia, 3.1. Dodávateľ sa zaväzuje: 3.1.1. zabezpečiť riadne a včasné spracovanie, skenovanie, indexovanie, spätné usporiadanie spisov a ich následné odovzdanie poverenej osobe, 3.1.2. niesť v plnom rozsahu zodpovednosť za kvalitu poskytnutých služieb za účelom plnenia záväzkov podľa tejto zmluvy. Dodávateľ služby nesie zodpovednosť za akúkoľvek nekvalitne spracovanú a naskenovanú stranu, |
3.1.3. postupovať pri výkone všetkých činností dohodnutých v tejto zmluve s odbornou starostlivosťou a v súlade so záujmami objednávateľa a podľa jeho pokynov konať tak, aby nedošlo k poškodeniu alebo ohrozeniu dobrého mena a povesti objednávateľa a porušeniu povinnosti mlčanlivosti najmä vo vzťahu k osobným údajom, |
3.2. Dodávateľ je povinný: 3.2.1. umožniť objednávateľovi monitorovať činnosti v akýchkoľvek priestoroch dodávateľa, kde dochádza k výkonu poskytovania služieb, 3.2.2. zabezpečiť oddelenú správu informácií o dlžníkoch objednávateľa, ak zabezpečuje obdobné služby aj pre tretie osoby, 3.2.3. po skončení procesu digitalizácie a po odovzdaní posledných spisov a posledných médií s digitalizovanými dokumentmi, zlikvidovať všetky digitalizované dokumenty, ktoré mal na svojich zariadeniach a skartuje prípadné listinné kópie takýchto dokumentov. |
4. Dodávateľ sa zaväzuje predložiť do 7 pracovných dní od účinnosti zmluvy minimálne 6 dodávok služieb a prác rovnakého alebo podobného charakteru za predchádzajúce tri roky (2016 - 2017). Písomné prehlásenie (o referenciách/dodávkach) bude obsahovať minimálne nasledovné údaje: stručný opis predmetu zákazky, cena plnenia bez DPH v posudzovanom období, identifikačné a kontaktné údaje na odberateľa predmetu plnenia. |
5. Dodávateľ sa zaväzuje predložiť do 7 pracovných dní od účinnosti zmluvy čestné prehlásenie, že má vypracovaný Bezpečnostný projekt a priebežne zabezpečuje jeho aktualizáciu v zmysle Zákona č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov. |
6. Dokumentácia bude počas trvania zmluvného vzťahu odovzdávaná nekontinuálne, nepravidelne a nárazovo. |
7. Plnenie zmluvy bude realizované priebežne na základe Čiastkových výziev (objednávok) podľa potrieb Objednávateľa. Prvú výzvu (objednávku) doručí Objednávateľ do 30 dní od účinnosti zmluvy na realizáciu v objeme cca 10 000 spisov. Druhú výzvu (objednávku) doručí Objednávateľ do 90 dní od účinnosti zmluvy na realizáciu v objeme cca 11 000 spisov. Ďalšie výzvy (objednávky) budú doručené podľa potrieb Objednávateľa. |
8. Spôsob objednávania bude prostredníctvom e-mailu kontaktnou osobou Objednávateľa. V objednávke bude špecifikovaný počet odovzdávaných škatúľ a spisov. |
9. Dodávateľ sa zaväzuje predložiť do 7 pracovných dní od účinnosti zmluvy Objednávateľovi jednotkový rozpočet, tzn. rozpis jednotkových cien jednotlivých položiek podľa technických vlastností predmetu zákazky, prepočítaných na požadované maximálne množstvá a celkovú maximálnu cenu za plnenie predmetu zmluvy. Jednotkové ceny dodávateľ požaduje uviesť bez DPH a vrátane DPH. |
10. Faktúra musí obsahovať rozpis položiek a ich jednotkových cien bez DPH a počet jednotiek vzťahujúcich sa ku každej položke plnenia, sadzbu DPH vzťahujúcu sa na príslušnú položku plnenia a celkovú cenu za položku. |
11. Celková zmluvná cena a jednotlivé jednotkové ceny sú maximálne vrátane všetkých nákladov. K zmene cien môže dôjsť iba v prípade zmeny sadzby DPH. |
12. Vzhľadom na rámcový charakter zmluvy Dodávateľ nemá nárok na akúkoľvek garanciu akéhokoľvek množstva objednania predmetu zmluvy a ani na akúkoľvek satisfakciu (náhradu škody nevynímajúc) z titulu nenaplnenia maximálneho množstva, resp. akéhokoľvek množstva predmetu zmluvy, ktoré Objednávateľ predpokladal. |
13. Zmluvné strany písomne poveria oprávnené osoby komunikovať vo veci tejto zmluvy do 10 pracovných dní od účinnosti zmluvy. Poverené osoby budú určené za časť prípravy a preberania spisov, za časť prípravy dátových štruktúr a výmenu dát, za časť realizácie zákazky a za oblasť reklamácie poskytnutých služieb. |
14. Dodávateľ zabezpečí poistenie zodpovednosti za škodu voči Objednávateľovi za stratu a poškodenie dokumentácie počas celej doby spracovania až po vrátenie v minimálne výške 100 000,00 EUR, v zmysle vyššie uvedených článkov. Zároveň Objednávateľ vyžaduje poistenie prepravy zásielok v prípade straty a poškodenie dokumentácia počas prepravy v minimálnej výške 100 000,00 EUR. Objednávateľ požaduje, aby dodávateľ vinkuloval uvedené poistné plnenie v jeho prospech. |
15. Zmluva je uzatvorená do vyčerpania predmetu plnenia zmluvy (technické vlastnosti) alebo do 12 mesiacov odo dňa nadobudnutia jej účinnosti podľa toho, ktorá z týchto skutočností nastane skôr. |
16. Vrátane dopravy na miesto plnenia. |
Cintorínska 21, Bratislava - mestská časť Staré Mesto, Bratislava I, Bratislavský, Slovenská republika
12
1,00 súbor položiek zákazky
54 000,00
Názov | Merná jednotka | Výhodnejšia hodnota | Váha |
---|---|---|---|
Cena bez DPH | € | Menšia | 100 |
18.01.2018 14:47
25.01.2018 11:00
25.01.2018 11:15
20 min.
2 min.
Dátum predloženia | Hodnota | MJ | Kritérium |
---|---|---|---|
21.01.2018 10:46 - Vstupná ponuka | 53 000,00 | € | Cena bez DPH |
25.01.2018 10:59 - Najvýhodnejšia ponuka | 49 000,00 | € | Cena bez DPH |
Vážený používateľ,
v súvislosti s povinnosťou elektronizácie verejného obstarávania od 18.10.2018 a zároveň s cieľom vylepšenia používateľského komfortu sme pre vás pripravili novú verziu systému EKS, ktorá so sebou prináša: