17335345
Slovenský pozemkový fond
Búdkova cesta 36 , Bratislava, 81104, SVK
35918501
DWC Slovakia a.s.
Mlynské nivy 71, Bratislava, 821 05, SVK
Implementácia IS správy registratúry na platforme Fabasoft
správa registratúry, Fabasoft
Služba
1. Implementácia IS správy registratúry na platforme Fabasoft
|
|
---|---|
Funkcia |
Implementácia správy registratúry na platforme Fabasoft s napojením na Ústredný portál verejnej správy (e-schránka). |
Názov |
Systém bude budovaný na báze už existujúceho produktu Fabasoft eGov-Suite pre právnický subjekt s počtom používateľov do 280. Každý dokument v systéme bude implementovaný ako určitý objekt, ktorý bude obsahovať popisné údaje (metadáta - napr. názov dokumentu, dátum vzniku) a samotný obsah (napr. zoskenovaný obraz papierového dokumentu - súbor typu PDF). |
Systém musí podporovať väzbu na organizačnú štruktúru (napr. pre definovanie aktérov schvaľovania), zostane ponechaná aj možnosť manuálneho výberu. Používateľské prostredie pre prácu so systémom musí byť riešené prostredníctvom web rozhrania. Systém musí podporovať centralizované vedenie správy registratúry.a musí umožniť validáciu a prednastavovanie údajov (kontrolu povinných údajov). |
Systém musí umožňovať vkladanie informácií z emailu priamo do štruktúry dokumentov v správe registratúry. Systém musí byť lokalizovaný do slovenského jazyka.Ďalej systém musí umožňovať nastavenie individuálnych alebo skupinových prístupových práv, musí podporovať tzv. Single Sign On, t.j. overovanie používateľa voči Active Directory, súlad s legislatívou a európskymi štandardmi. |
Riešenie musí byť implementované v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a následných novelizácií po dobu minimálne 1 kalendárneho roka od odovzdania diela. Riešenie musí byť implementované v súlade s vyhlášku MV SR č. 628/2002 Z. z. a tiež musí byť implementované v súlade s vyhlášku MV SR č. 410/2015 Z.z. |
Riešenie musí byť implementované v súlade s ďalšími všeobecne záväznými právnymi predpismi, najmä zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákon na ochranu osobných údajov a i. a následných novelizácií po dobu minimálne 1 kalendárneho roka od odovzdania diela. |
Systém musí disponovať certifikátom o posúdení zhody s požiadavkami výnosu Ministerstva vnútra SR č. 525/2011 Z.z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry s úrovňou hodnotenia „Vysoká úroveň“. |
Správa registratúrnych záznamov a spisov musí byť v súlade s platným registratúrnym poriadkom organizácie. |
Požaduje sa predložiť podrobný rozpočet obsahujúci jednotkové ceny položiek do 7 dní od účinnosti zmluvy. |
Dodávateľ môže dodať a odovzdať predmet zákazky postupne, v určenej lehote plnenia vrátane dopravy, inštalácie v mieste plnenia. |
Dodávateľ je povinný do troch pracovných dní od nadobudnutia účinnosti zmluvy kontaktnej osobe objednávateľa písomne oznámiť identifikačné údaje o osobe zodpovednej za riadne dodanie predmetu zmluvy, bankové spojenie a číslo účtu, na ktorý mu bude poukázaná platba za plnenie podľa tejto zmluvy. |
Porušenie povinnosti poskytovateľa poskytnúť celé plnenie riadne a včas podľa zmluvy bude považované za podstatné porušenie zmluvy, ktoré oprávňuje objednávateľa od zmluvy odstúpiť. |
Objednávateľ má právo odstúpiť od zmluvy uzavretej s dodávateľom, ktorý nebol v čase uzatvorenia zmluvy zapísaný v registri partnerov verejného sektora, alebo ak bol vymazaný z registra partnerov verejného sektora. |
Dodávateľ predloží Potvrdenie o oprávnenosti poskytovať služby v oblasti vývoja, implementácie, podnikovej podpory, záručného a pozáručného servisu pre aplikácie vyvíjane na základe softvérových produktov danej platformy v SR. Nedodržanie tejto podmienky sa považuje za podstatné porušenie zmluvných podmienok. |
Názov | Upresnenie |
Záznamy: | Systém musí podporovať automatický obeh záznamov v elektronickej forme. |
Záznamy: | Systém musí umožňovať automatizované evidovanie registratúrnych záznamov z doručených mailov vrátane všetkých príloh (bez viacnásobného pridelenia registratúrneho čísla jednotlivým prílohám). |
Záznamy: | V procese tvorby odosielaných záznamov musí systém podporovať využitie preddefinovaných šablón. |
Záznamy: | Obsah záznamov musí byť možné vytvárať prostredníctvom textového editora MS Word kvôli kontrole pravopisu. |
Záznamy: | Systém musí umožňovať výber adresáta z databázy kontaktov,ďalej umožňovať implementovať kontakty z MS Excel a umožniť spracovanie každého záznamu v rámci spisu. |
Záznamy: | Systém musí pokrývať kompletný životný cyklus registratúrnych záznamov – od ich vzniku, resp. príchodu do organizácie, cez evidenciu, pridelenie na organizačný útvar, |
Záznamy: | Ďalej pridelenie spracovateľovi, vloženie do spisu, tvorbu odpovede, schválenie a odoslanie. |
Záznamy: | Systém musí umožňovať elektronické parafovanie dokumentov v rámci interných procesov spracovania dokumentu – napr. Schválenie, Zamietnutie a pod. |
Záznamy: | Systém musí umožniť určenie spracovateľa manuálnym výberom spracovateľa alebo organizačného útvaru alebo automatizovane na základe logicky definovaných pravidiel pre presný druh záznamu alebo službu. |
Záznamy: | Systém musí zabezpečovať automatizáciu rutinných činností v súvislosti so spracovaním registratúrnej agendy – t.j. pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi. |
Záznamy: | Systém musí umožniť,aby každý registratúrny záznam bol vložený práve do jedného spisu,umožní kópiu záznamu vložiť ako elektronický dokument do ďalších spisov s uvedením správneho uloženia originálu. |
Záznamy: | Systém musí umožňovať sledovanie procesov a lehôt pre vybavenie podania a tiež stornovanie registratúrneho záznamu za určitých podmienok.Záznam bude označený ako zrušený,systém nepovolí výmaz záznamu. |
Zýznamy: | Systém musí podporovať hromadné vybavovanie a rozposielanie zásielok (hromadné tlačenie obálok)interných a externých rozdeľovníkov.Elektronické procesy musia byť konfigurovateľné podľa typu záznamu. |
Záznamy: | Systém musí podporovať elektronický obeh záznamov-schvaľovanie, podpisovanie, zaslanie na vedomie,vrátenie na dopracovanie, vyžiadanie stanoviska. |
Spisy: | Systém musí umožniť jednoznačnú identifikáciu spisov v štruktúre podľa registratúrnom poriadku organizácie. |
Spisy: | Systém musí zabezpečiť dodržanie predpísaného spôsobu manipulácie so spisom – od vzniku až po archiváciu/zničenie. Systém musí podporovať typ spisu, viaceré stavy spisov a spisové zväzky. |
Spisy: | Systém musí umožniť vizualizáciu podľa typov a stavov spisov, združovanie súvisiacich alebo nadväzných spisov do spisových zväzkov a podporovať stavy spisov podľa platného registratúrneho poriadku. |
Spisy: | Systém musí zabezpečiť povinné priradenie spisu ku vecnej skupine registratúrneho , musí umožniť spracovateľovi zaznamenať spôsob vybavenia spisu. a musí umožniť delimitáciu spisu. |
Práca s dokumentami: | Systém musí umožniť import skenovaných dokumentov a musí podporovať funkciu Drag&Drop pri importe dokumentov. Systém musí umožniť manuálne zadávanie atribútov pre importované zoskenované dokumenty. |
Tlačové zostavy a reporty: | Systém musí umožniť automatickú tvorbu všetkých evidenčných pomôcok požadovaných registratúrnym poriadkom (napr. registratúrny denník) v elektronickej aj tlačovej forme. |
Tlačové zostavy a reporty: | Evidencia výpožičiek fyzických spisov z registratúrneho strediska pre správcu registratúry. Systém musí umožniť vedenie príslušnej dokumentácie o správe registratúry. |
Tlačové zostavy a reporty: | Možnosť tvorby dokumentácie týkajúcej sa správy registratúry: registratúrny denník spisov/záznamov spisové obaly zostava pre vyraďovanie. |
Tlačové zostavy a reporty: | Systém musí umožniť vytvorenie a tlač spisového obalu a obsahu spisu alebo jeho časti v zmysle registratúrneho poriadku. Spisové obaly musia byť vytvárané prostredníctvom preddefinovanej šablóny. |
Tlačové zostavy a reporty: | Systém musí umožniť vytvorenie reportu na kontrolné účely pre nadriadených (napr. nedodržanie termínov vybavenia spisov a záznamov). Systém musí umožniť tlač adries na obálku pre odoslanie. |
Tlačové zostavy a reporty: | Systém musí umožniť vytvorenie a tlač podacieho hárku pre odoslanie vybavenia poštou a vedie ich evidenciu. |
Zastupovanie: | Systém musí poskytovať možnosť nastavenia zastupovania ako aj nastavenie zastupovania podriadených zamestnancov. Jeden používateľ môže zastupovať viacerých iných používateľov. |
Zastupovanie: | Zastupovanie môže byť aj trvalé (t.j. bez obmedzenia dátumu ukončenia zastupovania). |
Zastupovanie: | Určený zástupca dostane počas stanoveného obdobia k dispozícii rolu zastupovaného a bude sa môcť do nej prepnúť a vykonávať činnosti zastupovaného, daný používateľ môže mať viacerých zástupcov. |
Zastupovanie: | Zastupovanie ohraničené koncovým dátumom bude automaticky systémom ukončené po tomto termíne (t.j. systém už neumožní zástupcovi prístup k roly zastupovaného). |
Notifikácie: | Systém musí umožniť automatické zasielanie notifikácie o aktivite čakajúcej na vybavenie. Notifikácia bude obsahovať linku na príslušnú aktivitu. |
Notifikácie: | Systém musí umožniť podporu zasielania notifikácií (upozornenia) o blížiacom sa termíne ukončenia úlohy čakajúcej na vybavenie. |
Notifikácie: | Systém musí poskytovať funkcie pre kontrolu spracovania záznamov a spisov formou farebného odlíšenia tesne pred a po uplynutí termínu. |
Notifikácie: | Systém musí umožňovať notifikovanie o definovaných udalostiach nielen spracovateľov, ale aj ich nadriadených. |
Vyhľadávanie: | Systém musí umožniť vyhľadávanie registratúrnych záznamov a spisov ako aj iných objektov podľa jednoduchého filtra (1atribút) alebo podľa zloženého filtra (viac atribútov) musia byť oprávnené prístupy |
Dokladovateľnosť: | Systém musí zabezpečiť dokladovateľnosť - zaznamenávanie všetkých dôležitých operácií nad spismi, záznamami a ďalšími objektami registratúry a vedenie podrobnej histórie záznamu a spisu. |
Integrácia: | Systém musí byť plne integrovaný s bežne používanými kancelárskymi aplikáciami (textový a tabuľkový procesor). |
Správa registratúry: | Systém musí zabezpečovať automatické generovanie jednoznačných evidenčných čísel záznamov a spisov, umožňovať priraďovanie registratúrnych značiek, |
Stpráva registratúry: | znakov hodnoty a lehoty uloženia v súlade s požiadavkami interných riadiacich noriem a pri zmene týchto noriem pružne reagovať na zmeny. |
Správa registratúry: | Systém musí podporovať vytvorenie a správu registratúrneho plánu správcom registratúry. Systém musí podporovať elektronický proces vyradenia spisov v zmysle registratúrneho poriadku. |
Správa registratúry: | Systém musí umožniť tvorbu a vyhotovenie všetkých dokumentov pre vyradenie spisov z evidencie registratúry. Systém musí podporovať ročnú uzávierku spisov. |
Správa registratúry: | Systém musí podporovať vytvorenie tlačových zostáv registratúrneho denníka:- ročný zoznam spisov- zoznam registratúrnych záznamov v spise (obsah spisov)- menný register. |
Správa registratúry: | Systém musí podporovať presun nevybavených a neuzatvorených bežných spisov z predchádzajúceho roku do nového registratúrneho roka. Prenosom sa musí prideliť nové číslo spisu. |
Správa registratúry: | Systém musí podporovať presun spisov do registratúrneho strediska, správu spisov v registratúrnom stredisku: evidencia presunu spisov do RS lokácia spisov zmena lokácie spisu,výpožičky, nahliadnutie. |
Správa registratúry: | Systém musí umožniť presné zaznačenie uloženia spisov v registratúrnom stredisku (miestnosť,regál a jeho časti,ukladacia jednotka) a vytváranie reportov pre správcu registratúrneho strediska. |
Správa registratúry: | Systém musí umožňovať sledovanie umiestnenia vybavených spisov v rámci organizačných útvarov,príručnej registratúry a registratúrneho strediska. |
Správa registratúry: | Systém musí poskytovať nástroje na sledovanie znakov hodnoty a lehoty uloženia spisov. |
Správa registratúry: | Systém musí umožňovať automatizovaný presun spisov z príručnej registratúry do registratúrneho strediska, |
Správa registratúry: | vyraďovanie spisov a presun do archívu v súlade s požadovaným formátom MV SR pre elektronické žiadosti na vyradenie do štátneho archívu. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Systém bude podporovať na úrovni integrácie elektronickú komunikáciu s modulmi ÚPVS. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Systém bude automaticky preberať doručené správy z elektronickej schránky úradu na ÚPVS a evidovať ich ako doručené registratúrne záznamy. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Systém bude ukladať dokumenty a prílohy elektronických podaní v čitateľnej podobe ako prílohy doručeného registratúrneho záznamu. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Systém bude umožňovať kategorizáciu typov elektronických podaní a automatické smerovanie konkrétneho typu podania na vecne príslušný organizačný útvar, |
Podpora elektronickej komunikácie: | alebo priamo ku konkrétnemu používateľovi na základe konfigurácie daného typu podania. Systém bude zabezpečovať vizualizácie elektronických formulárov do html a pdf formátu. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Pre potreby spracovania a vizualizácie obsahu elektronickej komunikácie bude mať systém implementovanú službu modulu MEF ÚPVS pre príjem registrovaných formulárových balíkov a ich zmien. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Pre potreby vizualizácie a spracovania elektronických formulárov budú formulárové balíky ukladané v systéme v štruktúrovanej podobe. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Systém bude podporovať využitie existujúceho elektronického formulára všeobecnej agendy ÚPVS – „General agenda“ pre zasielanie elektronických úradných dokumentov. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Systém bude podporovať automatické vyplnenie elektronického formulára všeobecnej agendy ÚPVS – „General agenda“ na základe údajov odoslaného registratúrneho záznamu, |
Podpora elektronickej komunikácie: | a priloženie príloh, ktoré môžu byť podpísané zaručeným elektronickým podpisom. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Systém bude na úrovni integrácie s ÚPVS a implementácie služieb modulu centrálnej elektronickej podateľne poskytovať nasledovnú funkcionalitu: |
Podpora elektronickej komunikácie: | - podpísanie dokumentu/dokumentov zaručenou elektronickou pečaťou, - informatívne overenie podpisov; - poskytnutie časovej pečiatky |
Podpora elektronickej komunikácie: | Systém bude umožňovať spracovanie potvrdenia o finálnom overení podpisov a jeho priloženie k súvisiacemu doručenému registratúrnemu záznamu. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Na úrovni spracovania podpísaných elektronických podaní a elektronických úradných dokumentov bude systém umožňovať vyberanie |
Podpora elektronickej komunikácie: | a samostatné ukladanie čitateľných dokumentov zo súboru ZEP pre potreby ich ďalšieho spracovania a vizualizácie dokumentov. |
Podpora elektronickej komunikácie: | V procese schvaľovania odoslaného registratúrneho záznamu bude systém umožňovať pred odoslaním podpisovanie elektronických úradných dokumentov zaručenou elektronickou pečaťou. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Systém bude poskytovať možnosť podpisovať zaručenou elektronickou pečaťou a mandátnym certifikátom len vybrané dokumenty registratúrneho záznamu. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Systém bude úkony schválenia a podpísania dokumentov registratúrneho záznamu zaručenou elektronickou pečaťou alebo mandátnym certifikátom automaticky ukladať do logov. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Systém bude umožňovať prednastavenie povinného schvaľovania a podpísania elektronického dokumentu na základe zadefinovaného druhu registratúrneho záznamu. |
Podpora elektronickej komunikácie: | V súvislosti s doručovaním úradných dokumentov bude systém prostredníctvom modulu doručovania podporovať proces elektronického doručovania aj doručovania v listinnej forme. |
Podpora elektronickej komunikácie: | V súvislosti s elektronickým doručovaním elektronických úradných dokumentov bude systém na úrovni integrácie s ÚPVS a implementácie služieb modulu doručovania poskytovať nasledovnú funkcionalitu: |
Podpora elektronickej komunikácie: | - informačné doručovanie správ do elektronickej schránky ÚPVS - doručovanie elektronických úradných dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS |
Podpora elektronickej komunikácie: | -doručovanie elektronických úradných dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS do vlastných rúk |
Podpora elektronickej komunikácie: | - doručovanie elektronických úradných dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS do vlastných rúk s fikciou doručenia |
Podpora elektronickej komunikácie: | Systém bude schopný prijať potvrdenie o doručení alebo nedoručení správy do elektronickej schránky a zaevidovať ho v štruktúrovanej podobe. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Po zaevidovaní potvrdenia doručenia správy do elektronickej schránky ÚPVS systém automaticky zmení stav doručovania. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Po zaevidovaní správy o nedoručení úradného dokumentu do elektronickej schránky ÚPVS, systém automaticky zmení spôsob doručovania z elektronického na doručovanie listinnej forme. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Systém bude podporovať proces doručovania v listinnej forme, doručovanie e-mailom,proces pre osobné doručenie zásielky,bude umožňovať evidenciu vrátených zásielok. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Systém bude umožňovať evidovanie papierových doručeniek v štruktúrovanej podobe alebo ako sken,obsahovať funkcionalitu pre tvorbu a tlač vyplnených poštových podacích hárkov. |
Podpora elektronickej komunikácie: | Používateľská príručka /papierová a elektronická forma/. |
Búdkova 36, Bratislava - mestská časť Staré Mesto, Bratislava I, Bratislavský, Slovenská republika
18.12.2017 08:00 — 18.12.2018 23:59
280,00 ks
246 200,00
Názov | Merná jednotka | Výhodnejšia hodnota | Váha |
---|---|---|---|
Cena s DPH | € | Menšia | 100 |
08.12.2017 10:43
15.12.2017 10:00
V tejto zákazke sa elektronická aukcia nepoužije
Dátum predloženia | Hodnota | MJ | Kritérium |
---|---|---|---|
14.12.2017 11:20 - Vstupná ponuka | 243 598,80 | € | Cena s DPH |
15.12.2017 09:57 - Najvýhodnejšia ponuka | 242 400,00 | € | Cena s DPH |
Vážený používateľ,
v súvislosti s povinnosťou elektronizácie verejného obstarávania od 18.10.2018 a zároveň s cieľom vylepšenia používateľského komfortu sme pre vás pripravili novú verziu systému EKS, ktorá so sebou prináša: