00165387
Národné centrum zdravotníckych informácií
Lazaretská 26, Bratislava, 81109, SVK
35918501
DWC Slovakia a.s.
Mlynské nivy 71, Bratislava, 821 05, SVK
Implementácia IS správy registratúry na platforme Fabasoft s napojením na Ústredný portál verejnej správy.
registratúra, ÚPVS, e- schránka, integrácia ,Fabasoft eGov Suite, Fabasoft app. Telemetry, Fabasoft Mindbreeze Enterprise,
Tovar, Služba
1. Implementácia IS správy registratúry na platforme Fabasoft s napojením na Ústredný portál verejnej správy.
|
|
---|---|
Funkcia |
Implementácia automatizovanej správy registratúry na platforme Fabasoft s napojením na Ústredný portál verejnej správy (e-schránka) |
Všeobecné požiadavky |
Systém bude budovaný na báze už existujúceho produktu Fabasoft eGov-Suite pre právnický subjekt s počtom používateľov do 260. |
Každý dokument v systéme bude implementovaný ako určitý objekt. Tento objekt bude obsahovať popisné údaje (metadáta - napr. názov dokumentu, dátum vzniku) a samotný obsah (napr. zoskenovaný obraz papierového dokumentu - súbor typu PDF). |
Systém musí podporovať väzbu na organizačnú štruktúru (napr. pre definovanie aktérov schvaľovania), zostane ponechaná aj možnosť manuálneho výberu. |
Používateľské prostredie pre prácu so systémom musí byť riešené prostredníctvom web rozhrania. |
Systém musí podporovať centralizované vedenie správy registratúry. |
Systém musí umožniť validáciu a prednastavovanie údajov (kontrolu povinných údajov). |
Systém musí umožňovať vkladanie informácií z emailu priamo do štruktúry dokumentov v správe registratúry. |
Systém musí byť lokalizovaný do slovenského jazyka. |
Systém musí umožňovať nastavenie individuálnych alebo skupinových prístupových práv. |
Systém musí podporovať tzv. Single Sign On, t.j. overovanie používateľa voči Active Directory. |
Systém musí poskytovať flexibilný nástroj na evidovanie a aktualizovanie údajov organizačnej štruktúre NCZI, o zamestnancoch, ich pracovných pozíciách a organizačných útvaroch. |
Súlad s legislatívou a európskymi štandardmi |
Riešenie musí byť implementované v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a následných novelizácií po dobu minimálne 1 kalendárneho roka od odovzdania diela. |
Riešenie musí byť implementované v súlade s vyhlášku MV SR č. 628/2002 Z. z. |
Riešenie musí byť implementované v súlade s vyhlášku MV SR č. 410/2015 Z.z. |
Riešenie musí byť implementované v súlade s ďalšími všeobecne záväznými právnymi predpismi, najmä zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákon na ochranu osobných údajov a i. a následných novelizácií po dobu minimálne 1 kalendárneho roka od odovzdania diela. |
Systém musí disponovať certifikátom o posúdení zhody s požiadavkami výnosu Ministerstva vnútra SR č. 525/2011 Z.z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry s úrovňou hodnotenia „Vysoká úroveň“. |
Správa registratúrnych záznamov a spisov musí byť v súlade s platným registratúrnym poriadkom organizácie. |
Záznamy |
Systém musí podporovať automatický obeh záznamov v elektronickej forme. |
Systém musí umožňovať automatizované evidovanie registratúrnych záznamov z doručených mailov vrátane všetkých príloh (bez viacnásobného pridelenia registratúrneho čísla jednotlivým prílohám). |
V procese tvorby odosielaných záznamov musí systém podporovať využitie preddefinovaných šablón. |
Obsah záznamov musí byť možné vytárať prostredníctvom textového editora MS Word (kvôli kontrole pravopisu). |
Systém musí umožňovať pružne meniť definície šablón vo vlastnej réžii NCZI na úrovni aplikačného správcu. |
Systém musí umožňovať výber adresáta z databázy kontaktov. Systém musí umožňovať implementovať kontakty z excelu. |
Systém musí umožniť spracovanie každého záznamu v rámci spisu. |
Systém musí pokrývať kompletný životný cyklus registratúrnych záznamov – od ich vzniku, resp. príchodu do organizácie, cez evidenciu, pridelenie na org. útvar, pridelenie spracovateľovi, vloženie do spisu, tvorbu odpovede, schválenie a odoslanie. |
Systém musí umožňovať elektronické parafovanie dokumentov v rámci interných procesov spracovania dokumentu – napr. Schválenie, Zamietnutie a pod. |
Systém musí umožniť určenie spracovateľa manuálnym výberom spracovateľa alebo organizačného útvaru alebo automatizovane na základe logicky definovaných pravidiel pre konkrétny druh záznamu alebo službu. |
Systém musí zabezpečovať automatizáciu rutinných činností v súvislosti so spracovaním registratúrnej agendy – t.j. pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi. |
Systém musí umožniť, aby každý registratúrny záznam bol vložený práve do jedného spisu. Systém umožní kópiu záznamu vložiť ako elektronický dokument do ďalších spisov avšak s uvedením správneho uloženia originálu. |
Systém musí umožňovať sledovanie procesov a lehôt pre vybavenie podania. |
Systém musí umožniť stornovanie registratúrneho záznamu za určitých podmienok. Záznam bude označený ako zrušený, systém nepovolí výmaz záznamu. |
Systém musí podporovať hromadné vybavovanie a rozposielanie zásielok (hromadné tlačenie obálok), interných a externých rozdeľovníkov. |
Systém musí podporovať elektronický obeh záznamov – schvaľovanie, podpisovanie, zaslanie na vedomie, vrátenie na dopracovanie, vyžiadanie stanoviska. |
Elektronické procesy musia byť konfigurovateľné podľa typu záznamu. |
Spisy |
Systém musí umožniť jednoznačnú identifikáciu spisov v štruktúre podľa registratúrnom poriadku organizácie. |
Systém musí zabezpečiť dodržanie predpísaného spôsobu manipulácie so spisom – od vzniku až po archiváciu/zničenie. |
Systém musí podporovať typ spisu, viaceré stavy spisov a spisové zväzky. |
Systém musí umožniť vizualizáciu podľa typov a stavov spisov. |
Systém musí umožňovať združovanie súvisiacich alebo nadväzných spisov do spisových zväzkov. |
Systém musí podporovať stavy spisov podľa platného registratúrneho poriadku. |
Systém musí zabezpečiť povinné priradenie spisu ku vecnej skupine registratúrneho plánu. |
Systém musí umožniť spracovateľovi zaznamenať spôsob vybavenia spisu. |
Systém musí umožniť delimitáciu spisu. |
Práca s dokumentmi |
Systém musí umožniť import skenovaných dokumentov. |
Systém musí podporovať funkciu Drag&Drop pri importe dokumentov. |
Systém musí umožniť manuálne zadávanie atribútov pre importované zoskenované dokumenty. |
Tlačové zostavy a reporty |
Systém musí umožniť automatickú tvorbu všetkých evidenčných pomôcok požadovaných registratúrnym poriadkom (napr. registratúrny denník) v elektronickej aj tlačovej forme, evidencia výpožičiek fyzických spisov z registratúrneho strediska pre správcu registratúry. |
Systém musí umožniť vedenie príslušnej dokumentácie o správe registratúry – možnosť tvorby dokumentácie týkajúcej sa správy registratúry: registratúrny denník spisov/záznamov spisové obaly zostava pre presun spisov do RS, zostavy pre vyraďovanie. |
Systém musí umožniť vytvorenie a tlač spisového obalu a obsahu spisu alebo jeho časti v zmysle registratúrneho poriadku. |
Spisové obaly musia byť vytvárané prostredníctvom preddefinovanej šablóny. |
Systém musí umožniť vytvorenie reportu na kontrolingové účely pre nadriadených (napr. nedodržanie termínov vybavenia spisov a záznamov). |
Systém musí umožniť tlač adries na obálku pre odoslanie. |
Systém musí umožniť vytvorenie a tlač podacieho hárku pre odoslanie vybavenia poštou a vedie ich evidenciu . |
Zastupovanie |
Systém musí poskytovať možnosť nastavenia zastupovania ako aj nastavenie zastupovania podriadených zamestnancov. |
Jeden používateľ môže zastupovať viacerých iných používateľov. |
Zastupovanie môže byť aj trvalé (t.j. bez obmedzenia dátumu ukončenia zastupovania). |
Určený zástupca dostane počas stanoveného obdobia k dispozícii rolu zastupovaného a bude sa môcť do nej prepnúť a vykonávať činnosti zastupovaného. Analogicky daný používateľ môže mať viacerých zástupcov. |
Zastupovanie ohraničené koncovým dátumom bude automaticky systémom ukončené po tomto termíne (t.j. systém už neumožní zástupcovi prístup k roly zastupovaného). |
Notifikácie |
Systém musí umožniť automatické zasielanie notifikácie o aktivite čakajúcej na vybavenie. Notifikácia bude obsahovať linku na príslušnú aktivitu. |
Systém musí umožniť podporu zasielania notifikácií (upozornenia) o blížiacom sa termíne ukončenia úlohy čakajúcej na vybavenie. |
Systém musí poskytovať funkcie pre kontrolu spracovania záznamov a spisov formou farebného odlíšenia tesne pred a po uplynutí termínu. |
Systém musí umožňovať notifikovanie o definovaných udalostiach nielen spracovateľov, ale aj ich nadriadených. |
Vyhľadávanie |
Systém musí umožniť vyhľadávanie registratúrnych záznamov a spisov ako aj iných objektov podľa jednoduchého filtra (jeden atribút) alebo podľa zloženého filtra (viacero atribútov) za dodržania pravidla oprávnených prístupov. |
Dokladovateľnosť |
Systém musí zabezpečiť dokladovateľnosť - zaznamenávanie všetkých dôležitých operácií nad spismi, záznamami a ďalšími objektami registratúry a vedenie podrobnej histórie záznamu a spisu. |
Integrácia |
Systém musí byť plne integrovaný s bežne používanými kancelárskymi aplikáciami (textový a tabuľkový procesor). |
Správa registratúry |
Systém musí zabezpečovať automatické generovanie jednoznačných evidenčných čísel záznamov a spisov, umožňovať priraďovanie registratúrnych značiek, znakov hodnoty a lehoty uloženia v súlade s požiadavkami interných riadiacich noriem NCZI a pri zmene týchto noriem pružne reagovať na zmeny. |
Systém musí podporovať vytvorenie a správu registratúrneho plánu správcom registratúry. |
Systém musí podporovať elektronický proces vyradenia spisov v zmysle registratúrneho poriadku. |
Systém musí umožniť tvorbu a vyhotovenie všetkých dokumentov pre vyradenie spisov z evidencie registratúry. |
Systém musí podporovať vytvorenie tlačových zostáv registratúrneho denníka:- ročný zoznam spisov- zoznam registratúrnych záznamov v spise (obsah spisov)- menný register . |
Systém musí podporovať ročnú uzávierku spisov. |
Systém musí podporovať presun nevybavených a neuzatvorených bežných spisov z predchádzajúceho roku do nového registratúrneho roka. Prenosom sa musí prideliť nové číslo spisu. |
Systém musí podporovať presun spisov do registratúrneho strediska. |
Systém musí podporovať správu spisov v registratúrnom stredisku: evidencia presunu spisov do RS lokácia spisov zmena lokácie spisu, výpožičky, nahliadnutie . |
Systém musí umožniť presné zaznačenie uloženia spisov v registratúrnom stredisku (miestnosť, regál a jeho časti, polica, ukladacia jednotka). |
Systém musí umožniť vytváranie reportov pre správcu registratúrneho strediska. |
Systém musí umožňovať sledovanie umiestnenia vybavených spisov v rámci organizačných útvarov, príručnej registratúry a registratúrneho strediska. |
Systém musí poskytovať nástroje na sledovanie znakov hodnoty a lehoty uloženia spisov. |
Systém musí umožňovať automatizovaný presun spisov z príručnej registratúry do registratúrneho strediska, vyraďovanie spisov a presun do archívu v súlade s požadovaným formátom MV SR pre elektronické žiadosti na vyradenie do štátneho archívu. |
Podpora elektronickej komunikácie. |
Systém bude podporovať na úrovni integrácie elektronickú komunikáciu s modulmi ÚPVS. |
Systém bude automaticky preberať doručené správy z elektronickej schránky úradu na ÚPVS a evidovať ich ako doručené registratúrne záznamy. |
Systém bude ukladať dokumenty a prílohy elektronických podaní v čitateľnej podobe ako prílohy doručeného registratúrneho záznamu. |
Systém bude umožňovať kategorizáciu typov elektronických podaní a automatické smerovanie konkrétneho typu podania na vecne príslušný organizačný útvar, alebo priamo ku konkrétnemu používateľovi na základe konfigurácie daného typu podania. |
Systém bude zabezpečovať vizualizácie elektronických formulárov do html a pdf formátu. |
Pre potreby spracovania a vizualizácie obsahu elektronickej komunikácie bude mať systém implementovanú službu modulu MEF ÚPVS pre príjem registrovaných formulárových balíkov a ich zmien. |
Pre potreby vizualizácie a spracovania elektronických formulárov budú formulárové balíky ukladané v systéme v štruktúrovanej podobe. |
Systém bude podporovať využitie existujúceho elektronického formulára všeobecnej agendy ÚPVS – „General agenda“ pre zasielanie elektronických úradných dokumentov. |
Systém bude podporovať automatické vyplnenie elektronického formulára všeobecnej agendy ÚPVS – „General agenda“ na základe údajov odoslaného registratúrneho záznamu a priloženie príloh, ktoré môžu byť podpísané zaručeným elektronickým podpisom. |
Systém bude na úrovni integrácie s ÚPVS a implementácie služieb modulu centrálnej elektronickej podateľne poskytovať nasledovnú funkcionalitu: - podpísanie dokumentu/dokumentov zaručenou elektronickou pečaťou, - informatívne overenie podpisov; - poskytnutie časovej pečiatky |
Systém bude umožňovať spracovanie potvrdenia o finálnom overení podpisov a jeho priloženie k súvisiacemu doručenému registratúrnemu záznamu. |
Na úrovni spracovania podpísaných elektronických podaní a elektronických úradných dokumentov bude systém umožňovať vyberanie a samostatné ukladanie čitateľných dokumentov zo súboru ZEP pre potreby ich ďalšieho spracovania a vizualizácie dokumentov. |
V procese schvaľovania odoslaného registratúrneho záznamu bude systém umožňovať pred odoslaním podpisovanie elektronických úradných dokumentov zaručenou elektronickou pečaťou. |
Systém bude integrovaný na lokálnu podpisovú aplikáciu DSigner. |
Systém bude poskytovať možnosť podpisovať zaručenou elektronickou pečaťou a mandátnym certifikátom len vybrané dokumenty registratúrneho záznamu. |
Systém bude úkony schválenia a podpísania dokumentov registratúrneho záznamu zaručenou elektronickou pečaťou alebo mandátnym certifikátom automaticky ukladať do logov. |
Systém bude umožňovať prednastavenie povinného schvaľovania a podpísania elektronického dokumentu na základe zadefinovaného druhu registratúrneho záznamu. |
V súvislosti s doručovaním úradných dokumentov bude systém prostredníctvom modulu doručovania podporovať proces elektronického doručovania aj doručovania v listinnej forme. |
V súvislosti s elektronickým doručovaním elektronických úradných dokumentov bude systém na úrovni integrácie s ÚPVS a implementácie služieb modulu doručovania poskytovať nasledovnú funkcionalitu: - informačné doručovanie správ do elektronickej schránky ÚPVS - doručovanie elektronických úradných dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS - doručovanie elektronických úradných dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS do vlastných rúk - doručovanie elektronických úradných dokumentov do elektronickej schránky ÚPVS do vlastných rúk s fikciou doručenia. |
Systém bude schopný prijať potvrdenie o doručení alebo nedoručení správy do elektronickej schránky a zaevidovať ho v štruktúrovanej podobe. |
Po zaevidovaní potvrdenia doručenia správy do elektronickej schránky ÚPVS systém automaticky zmení stav doručovania. |
Po zaevidovaní správy o nedoručení úradného dokumentu do elektronickej schránky ÚPVS, systém automaticky zmení spôsob doručovania z elektronického na doručovanie listinnej forme. |
Systém bude podporovať proces doručovania v listinnej forme. |
Systém bude integrovaný na službu ePodací hárok Slovenskej pošty spôsobom, že poskytne používateľovi vygenerovanie poštového podacieho hárka vo formáte xml. Používateľ si bude môcť daný xml súbor uložiť na disk a importovať ho na portál ePodací hárok. Výsledkom bude vytvorenie ePodacieho hárka z údajov v systéme bez potreby opätovného manuálneho zadávania. |
Systém bude podporovať doručovanie e-mailom. |
Systém bude umožňovať automatické generovanie poštového podacieho hárka cez službu ePodací hárok. |
Systém bude automaticky evidovať stav doručovania zásielok cez službu ePodací hárok. |
Systém bude podporovať proces pre osobné doručenie zásielky. |
Systém bude umožňovať evidenciu vrátených zásielok. |
Systém bude umožňovať evidovanie papierových doručeniek v štruktúrovanej podobe alebo ako sken. |
Systém bude obsahovať funkcionalitu pre tvorbu a tlač vyplnených poštových podacích hárkov. |
Súčasťou dodávky je zaškolenie správcu registratúry /max. 2 osoby/ a kľúčových používateľov /max. 10 osôb/. |
Používateľská príručka /aj papierová, aj elektronická forma/ |
Technické vlastnosti |
Jed |
Mi |
Ma |
Pres |
Implementácia IS správa registratúry s integráciou na ÚPVS | ks | 1 |
Názov |
Vrátane dopravy, inštalácie a predvedenia funkčnosti v mieste plnenia. |
Požaduje sa predložiť podrobný rozpočet obsahujúci jednotkové ceny položiek do 7 dní od účinnosti zmluvy. |
Dodávateľ je povinný dodať a odovzdať služby objednávateľovi naraz, v určenej lehote plnenia. |
Dodávateľ vopred e-mailom oznámi kontaktnej osobe objednávateľa deň dodania obstarávaných služieb. |
Dodávateľ je povinný do troch pracovných dní od nadobudnutia účinnosti zmluvy kontaktnej osobe objednávateľa písomne oznámiť identifikačné údaje o osobe zodpovednej za riadne dodanie predmetu zmluvy, bankové spojenie a číslo účtu, na ktorý mu bude poukázaná platba za plnenie podľa tejto zmluvy. |
Porušenie povinnosti poskytovateľa poskytnúť celé plnenie riadne a včas podľa zmluvy môže byť považované za podstatné porušenie zmluvy, ktoré oprávňuje objednávateľa od zmluvy odstúpiť. |
Súčasťou faktúry musí byť podpísaný protokol o funkčnosti softvéru v prostredí objednávateľa. Ak objednávateľovi nebude dodaný originálny softvér, objednávateľ od zmluvy odstúpi. |
Lazaretská 26, Bratislava - mestská časť Staré Mesto, Bratislava I, Bratislavský, Slovenská republika
24.04.2017 08:00 — 31.10.2017 15:00
1,00 ks
186 000,00
Názov | Merná jednotka | Výhodnejšia hodnota | Váha |
---|---|---|---|
Cena s DPH | € | Menšia | 100 |
12.04.2017 08:02
21.04.2017 10:00
21.04.2017 10:15
20 min.
2 min.
Dátum predloženia | Hodnota | MJ | Kritérium |
---|---|---|---|
19.04.2017 10:59 - Vstupná ponuka | 186 000,00 | € | Cena s DPH |
19.04.2017 11:33 - Najvýhodnejšia ponuka | 184 800,00 | € | Cena s DPH |
Vážený používateľ,
v súvislosti s povinnosťou elektronizácie verejného obstarávania od 18.10.2018 a zároveň s cieľom vylepšenia používateľského komfortu sme pre vás pripravili novú verziu systému EKS, ktorá so sebou prináša: